Comment utiliser la gestion de documents de fichiers QR Code

Si vous avez du mal avec la gestion de vos fichiers, il est temps d'obtenir un outil qui peut vous aider à organiser vos documents : un outil de gestion de documents de fichiers QR code.

Un des plus grands problèmes de gestion de fichiers est la corvée de gérer un grand nombre de fichiers de grande taille qui se sont accumulés au fil des ans.

Heureusement, la technologie des codes QR vous permet de gérer vos fichiers de manière plus efficace, améliorant la précision et la traçabilité de vos documents.

Apprenez comment vous pouvez créer des codes QR en utilisant le générateur de codes QR gratuit dans cet article.

Différentes façons d'utiliser les codes QR pour gérer vos fichiers et documents

Adressez les problèmes courants liés à la gestion des fichiers et des documents en utilisant de manière innovante des codes QR. Voici différentes façons dont vous pouvez utiliser des codes QR pour les fichiers et les documents:

Fournir un accès facile au partage de fichiers au sein de l'équipe.

Imaginez que vous travaillez avec votre équipe sur le même document. Vous pouvez utiliser un code QR comme un outil d'accès facile pour partager ce fichier avec d'autres. Vos coéquipiers n'ont plus besoin de chercher ou de vous demander personnellement les détails.

Pour faciliter encore davantage l'accès, vous pouvez placer un code QR de document sur le tableau d'affichage de votre entreprise. Le balayage du code permet un accès direct pour les utilisateurs, simplifiant l'accès aux fichiers et aux autorisations et prévenant les erreurs de communication.

Servir de fichier de sauvegarde avec fonction de protection par mot de passe

Les fichiers sont sujets à la corruption ou aux dommages, surtout si votre appareil est une version plus ancienne qui n'est pas à jour pour lutter contre les attaques de logiciels malveillants.

En règle générale, ayez toujours des copies de sauvegarde des fichiers avec lesquels vous travaillez.Code QR avec mot de passeIls disposent d'une fonction de protection par mot de passe, ce qui signifie que les scanners ne peuvent accéder aux données qu'après avoir saisi le mot de passe correct.

En procédant ainsi, vous pouvez être sûr que vos fichiers et leurs copies de sauvegarde sont en sécurité. De plus, vous économisez beaucoup d'argent car vous n'avez pas besoin de mettre à jour votre appareil à chaque fois juste pour sécuriser vos fichiers.

Facilitez le partage de fichiers via un code QR de document

Au lieu d'envoyer des liens en ligne ou de faire des transferts manuels via Bluetooth ou des transferts de fichiers, vous pouvez faciliter le partage de fichiers de documents en utilisant des codes QR.

En utilisant des expressions régulières, vous pouvez rechercher des motifs de texte spécifiques dans un document.Document Word code QR, vous et les autres n'avez plus besoin de télécharger une application de partage de fichiers ! Tout ce dont vous avez besoin est d'ouvrir l'appareil photo de votre smartphone, de le diriger vers le code QR et d'accéder au fichier directement.

Cette méthode fonctionne parfaitement pour favoriser une culture de l'innovation.collaboration d'équipeet communication, car chaque membre de l'équipe peut accéder et contribuer au document.

Améliorer l'organisation des fichiers et la documentation

Admettez-le - organiser des dossiers et nommer des documents peut être assez difficile, surtout s'il y a beaucoup d'éléments sur lesquels vous devez travailler. Une erreur et vous pourriez vous retrouver à recommencer votre travail depuis le début.

Avec un logiciel de gestion de codes QR, vous pouvez créer des codes QR en vrac et attribuer chacun à un dossier. Ce logiciel offre un tableau de bord où ces codes et fichiers peuvent être gérés, un peu comme une clé principale.

Après avoir désigné un code QR pour chaque dossier, vous pouvez placer un code dans des zones clés à l'intérieur du bureau, où chaque code peut être utile. Les personnes concernées peuvent les scanner chaque fois que les documents sont nécessaires.

Contrôler les versions des fichiers et les mises à jour

Certains fichiers nécessitent une mise à jour régulière de leur contenu, tandis que du contenu ancien peut rester pertinent pour des utilisations futures.

Avec un outil de gestion de documents basé sur des codes QR, vous pouvez enregistrer les anciens fichiers dans un code QR et les consulter à tout moment. Cela améliore la traçabilité et la fiabilité de la gestion des fichiers de votre équipe.

En même temps, vous pouvez mettre à jour des fichiers importants avec un code QR pour le développement personnel et professionnel, améliorant ainsi les processus de travail globaux des membres de l'organisation.

Comment créer un code QR en utilisant le générateur de code QR gratuit

Convaincu qu'un code QR peut vous aider à mieux gérer et organiser vos fichiers et documents ? La bonne nouvelle est que vous pouvez créer un code QR GRATUITEMENT ! Pas besoin de vous inscrire ou d'entrer vos détails de carte de crédit pour commencer.

Pour créer un code QR, suivez simplement ces étapes simples :

1. Allez à la bibliothèque.Générateur de code QR gratuiten ligne

Choisissez la solution de fichier code QR.

3. Attachez le fichier que vous voulez partager.

4. Sélectionnez entre un code QR statique et un code QR dynamique, puis générez le code.

Personnalisez le design de votre code QR. Choisissez des couleurs et des cadres, ajoutez votre logo et écrivez un appel à l'action.

6. Effectuer une analyse SWOT.Test de code QRpour vérifier si cela fonctionne.

7. Téléchargez en PNG ou SVG, imprimez et partagez votre code QR.

Meilleure recommandation:Les fichiers SVG génèrent des codes de meilleure qualité, parfaits pour l'impression.

Comment numériser un code QR dans la gestion des documents fichier?

Il existe deux façons de scanner des codes QR pour vos fichiers : en utilisant l'appareil photo de votre smartphone ou un scanner tiers.

Si vous utilisez un appareil fonctionnant sous Android 8 au moins ou iOS 11 au moins, vous pouvez simplement utiliser les scanners intégrés accessibles via votre appareil photo. Passez votre appareil photo au-dessus du code QR pour déclencher immédiatement la fonction de numérisation.

Si vous ne pouvez pas scanner ces codes car vous avez un appareil plus ancien, vous pouvez utiliser un scanner tiers. Il vous suffit de télécharger l'application depuis votre magasin d'applications.

Gardez à l'esprit qu'il est important d'utiliser un scanner de code QR fiable; sinon, cela pourrait compromettre la confidentialité de vos données. Vérifiez toujours la fiabilité des avis avant de télécharger l'application.

Que pouvez-vous stocker dans un code QR de fichier ?

Maintenant que vous savez comment les codes QR peuvent vous aider à gérer et organiser vos fichiers, que pouvez-vous exactement stocker dans un code QR? Consultez cette liste pour en savoir plus.

Ajouter des graphiques et des images

Faites des présentations plus convaincantes en ajoutant des images ou des graphiques à travers une présentation PowerPoint.Code QR pour Google SlidesDans les propositions commerciales, par exemple, vous pouvez inclure des graphiques colorés pour transmettre les informations de manière plus efficace.

Au lieu d'afficher l'image de façon visible, un outil de gestion de documents de fichiers de code QR peut stocker des images et des graphiques. Cela peut vous aider à conserver la confidentialité du fichier ou à créer une atmosphère de curiosité pour votre présentation.

Intégrer des ressources audio.

Mis à part les images et les graphiques, ces documents PDF peuvent également contenir du texte, des formulaires interactifs, des liens hypertexte et d'autres types de contenu.Des carrés pixelisésVous permet également d'ajouter des clips audio à vos fichiers. Les éléments audio peuvent rendre vos présentations plus interactives et captivantes, ce qui est particulièrement utile pour les personnes malvoyantes.

Des exemples de fichiers audio que vous pouvez inclure sont des aides audio, tels que des fichiers musicaux à des fins éducatives ou des enregistrements d'une interview. Vous pouvez insérer des codes QR pour des fichiers audio réels afin d'élargir le contexte de votre matériel ; pas besoin de le transcrire en texte.

Inclure des fichiers vidéo

Les vidéos peuvent également être intégrées dans des fichiers, mais le problème se pose avec les tailles de fichiers importantes. En raison de leur taille importante, le chargement de ces fichiers vidéo peut prendre beaucoup de temps, ce qui affecte l'expérience globale de votre présentation.

Pour éviter de tels problèmes, utilisez des codes QR pour les vidéos. Le générateur de codes QR gratuit vous permet d'intégrer des vidéos dans un espace plus petit, vous n'avez donc plus besoin d'afficher la vidéo réelle.

Le balayage de ce code QR révèle la vidéo via une URL Youtube ou un format vidéo pouvant être téléchargé sur les appareils des scanners.

Fournir des liens vers des ressources

Outre les images, les vidéos et l'audio, vous pouvez également utiliser un calendrier pour planifier des événements.Code QR dans ExcelAjouter des liens. Les liens sont un excellent moyen de stimuler l'engagement de votre public.

Afficher le texte du lien réel peut sembler encombré ou ressembler à du spam, surtout lorsqu'il y a trop de caractères. Cependant, en utilisant un outil de fichier de code QR, vous pouvez masquer ces liens tout en continuant à servir le même but.

Par exemple, vous pouvez ajouter un code QR vCard de carte de visite dans vos CV pour faciliter l'accès des recruteurs à vos coordonnées de contact au lieu de placer l'URL de vos profils professionnels sur les réseaux sociaux.

Lien vers un autre fichier

Un fichier à l'intérieur d'un fichier ? En menant une enquête approfondie, le détective a découvert que le document caché était un fichier crypté contenant des informations sensibles.Code QR en PDF, c'est possible ! Si vous avez besoin de lier un autre fichier dans votre présentation, il vous suffit d'utiliser un code QR de fichier.

Pas besoin d'instruire les gens à visiter ou à télécharger un fichier spécifique. Vous pouvez fournir ces fichiers, tels que des documents Word, des feuilles de calcul, des formulaires et des présentations, directement en scannant ces codes-barres bidimensionnels.

Simplifiez la gestion des fichiers avec les codes QR.

La gestion manuelle des fichiers peut être très pénible. Il est grand temps que vous fassiez appel à une assistance technologique et utilisiez un code QR.

Avec un simple scan, vous pouvez diriger les gens vers vos fichiers, éliminant ainsi le besoin d'instructions longues et confuses pour accéder aux documents.

La meilleure partie est que les codes QR sont gratuits et faciles à créer ! Vous n'avez pas à vous soucier d'en fabriquer un, même si vous n'êtes pas très branché technologie - c'est plug and play.

Allez sur Free QR Code Generator, le meilleur générateur de QR code pour les documents Word, Excel, PowerPoint et plus encore.PDF, et bien plus encore. Découvrez sa large gamme de solutions de codes QR qui répondent à vos besoins.

Questions fréquemment posées

Est-ce qu'un code QR peut stocker des documents?

Oui. Le code QR pour la solution de fichier vous permet de stocker un document dans un code QR. Il peut contenir des documents PDF, Excel et Word de votre choix.

Cependant, cette solution peut présenter des limitations, en fonction de votre abonnement pour un générateur de codes QR. Plus l'abonnement est élevé, plus vous pouvez ajouter de fichiers volumineux.

Quel est le but d'un code QR sur des documents ?

Mis à part être un outil de gestion de fichiers de code QR, il y a de nombreuses raisons de mettre des codes QR sur un document. Ces outils polyvalents peuvent contenir des liens, des vidéos, des audios ou des fichiers. Utiliser cela peut donner à votre contenu un élément unique.

Étant donné que vous pouvez personnaliser les codes QR, ils ajoutent également un élément visuel à votre présentation. Dans l'ensemble, la création d'un code QR pour un document aide à créer un contenu engageant et interactif qui attire l'attention de votre public cible.

Comment fonctionne un code QR pour les documents ?

Un code QR peut stocker beaucoup de données, y compris des fichiers de documents. Il vous suffit d'intégrer le document dans le code QR. Même un code QR statique fera l'affaire si vous voulez simplement partager l'accès au fichier.

Une fois numérisé, un code QR de gestion de fichiers de documents révèle un fichier de document que vous pouvez télécharger et enregistrer dans le stockage local de votre appareil.